Iniciar una Organización sin Fines de Lucro

Antes de iniciar una organización sin fines de lucro, investigue los requisitos en Florida y del Servicio de Impuestos Internos (IRS). 

Puede encontrar los requisitos de Florida para organizaciones sin fines de lucro en el Departamento de Estado de Florida visitando https://dos.myflorida.com/library-archives/research/florida-information/business/starting-a-business-in-florida/small-business/form-a-company/nonprofit/. Consulte también https://dos.myflorida.com/sunbiz/start-business/know-before-starting/. 

En el sitio web del IRS también encontrará orientación para las organizaciones sin fines de lucro y recursos educativos online fáciles de usar: https://www.irs.gov/charities-non-profits/educational-resources-and-guidance-for-exempt-organizations. 

Pueden encontrarse herramientas y recursos adicionales en https://www.councilofnon-profits.org/tools-resources.

Es una buena idea consultar tanto a un abogado como a un profesional de impuestos antes de iniciar una empresa sin fines de lucro.

Las organizaciones que cumplen con los requisitos de la sección 501 (c) (3) del Código del IRS están exentas del impuesto federal sobre la renta como organizaciones benéficas. Cada organización benéfica exenta se clasifica como una organización benéfica pública o una fundación privada.  https://www.irs.gov/charities-non-profits/charitable-organizations/life-cycle-of-a-public-charity-private-foundation

En general, las organizaciones benéficas públicas son organizaciones que (1) son iglesias, hospitales u organizaciones de investigación médica calificadas afiliadas a hospitales, escuelas, colegios y universidades; (2) tienen un programa activo de recaudación de fondos y reciben contribuciones de muchas fuentes, incluido el público en general, agencias gubernamentales, corporaciones, fundaciones privadas u otras organizaciones benéficas públicas; (3) reciben ingresos por la realización de actividades para promover los fines exentos de la organización o (4) participan activamente en una relación de apoyo con una o más organizaciones benéficas públicas existentes.

Las fundaciones privadas, por el contrario, generalmente tienen una sola fuente principal de financiamiento (usualmente donaciones de una familia o corporación en lugar de fondos de muchas fuentes). El enfoque principal de la mayoría de las fundaciones es otorgar subvenciones a otras organizaciones benéficas y a particulares, en lugar de la operación directa de programas benéficos. 

En general, ninguna organización puede calificar para el estado de la sección 501 (c) (3) si una parte sustancial de sus actividades está tratando de influir en la legislación (comúnmente conocida como cabildeo). Una ‘organización 501 (c) (3)’ puede participar en cabildeo, pero demasiada actividad de cabildeo la hará correr el riesgo de perder su estado de exención de impuestos. Si el propósito de la organización es mejorar el bienestar cívico y tiene la intención de participar en cabildeo de manera sustancial, la acción apropiada puede ser buscar que se le designe como ‘501 (c) (4)’. Cada año, se le solicitará que informe al IRS acerca de los montos destinados a las actividades de cabildeo, como parte de su proceso de presentación del Formulario 990. Se proporcionará más información sobre el Formulario 990 más adelante en este artículo. Hable con un abogado antes de decidir entre las estructuras sin fines de lucro 501 (c) (3) y 501 (c) (4). Más información se encuentra disponible en https://www.irs.gov/charities-non-profits/other-non-profits/social-welfare-organizations.

Cuando forme una corporación sin fines de lucro, deberá elegir una razón social que sea diferente a otras razones sociales que ya hayan sido presentadas ante el Departamento de Estado de Florida. Puede hacer una búsqueda aquí: http://search.sunbiz.org/Inquiry/CorporationSearch/ByName. 

El nombre de una corporación sin fines de lucro debe incluir la palabra “corporación”, “empresa” o “constituida”, o la abreviatura “Corp.”, “Inc.” o “Co.”, o la designación “Corp, ” “Inc” o “Co”, para indicar que es una corporación en lugar de una persona física, asociación u otra entidad.

En Florida, se puede formar una corporación sin fines de lucro mediante la presentación del acta constitutiva ante la División de Corporaciones del Departamento de Estado de Florida. Si no tiene un abogado que le ayude a redactar su acta constitutiva, un modelo se encuentra disponible aquí: https://dos.myflorida.com/sunbiz/start-business/efile/fl-non-profit-corporation/instructions/.

Según la ley de Florida, es necesario que una organización sin fines de lucro tenga una junta directiva compuesta por tres o más personas que generalmente trabajan como voluntarios. Estas personas deben ser identificadas antes de presentar el acta constitutiva de la organización sin fines de lucro ante el Estado.

Necesitará un representante autorizado y un fundador para su organización sin fines de lucro. Un “representante autorizado” es una empresa o individuo designado para recibir las notificaciones de procesos, como una citación y la queja en una demanda, cuando una entidad comercial es parte en una acción legal. En las organizaciones sin fines de lucro, el representante autorizado es a menudo el Director Ejecutivo o Director General, o incluso el Presidente de la Junta de Directores. Un “fundador” es una persona que forma una corporación.

Debe pagar una tarifa para presentar el acta constitutiva  y una tarifa adicional para designar al representante autorizado. También puede optar por obtener una copia certificada del acta constitutiva presentada o un certificado de existencia por un cargo adicional. Estos documentos opcionales pueden ser útiles si planea solicitar un préstamo o una subvención. Puede encontrar información acerca de todas las tarifas relevantes en: https://dos.myflorida.com/sunbiz/start-business/efile/fl-nonprofit-corporation/instructions/

El Número de identificación de Empleador (EIN), también conocido como Número de Identificación para el Impuesto Federal, es un número utilizado para identificar una empresa, al igual que un número de seguro social se utiliza para identificar a una persona.  Su organización sin fines de lucro necesitará un EIN si tiene la intención de solicitar el estado de exención de impuestos ante el IRS. 

Solicite su EIN a través del IRS. La forma más fácil de aplicar es online. No hay ningún costo y el número es emitido de inmediato. https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-to-apply-for-an-ein. 

Dependiendo del tipo de servicio(s) brindado(s) por la organización sin fines de lucro, es posible que deba solicitar una o más licencias profesionales u ocupacionales. Para las empresas reguladas por el Departamento de Regulación Comercial y Profesional de Florida (DBPR), puede solicitarlas online a través del sitio web de DBPR: http://www.myfloridalicense.com/dbpr/. 

También puede necesitar licencias de su ciudad o condado local, así que asegúrese de investigar eso antes de hacer negocios. 

Información acerca de los beneficios y las limitaciones de las organizaciones exentas de impuestos está disponible en el sitio web del IRS en https://www.irs.gov/charities-non-profits/application-for-recognition-of-exemption.

Deberá presentar una solicitud ante el IRS si desea obtener un estado de exención de impuestos para su corporación sin fines de lucro. Para hacerlo, debe completar el Formulario 1023 o el Formulario 1023-EZ. La mayoría de las nuevas organizaciones sin fines de lucro son elegibles para el Formulario 1023-EZ. Para determinar qué formulario es el apropiado para usted, revise la hoja de cálculo de elegibilidad adjunta al Formulario 1023-EZ: https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/i1023ez.pdf.

Florida proporciona una exención del impuesto a las ventas por ventas a ‘organizaciones 501 (c) (3)’. Para calificar para la exención, la organización sin fines de lucro debe obtener un certificado de exención de impuestos a las ventas por parte del Departamento de Ingresos de Florida. http://floridarevenue.com/taxes/businesses/Pages/non-profit_sales_tax.aspx.

Si la organización sin fines de lucro tendrá empleados, es posible que deba pagar impuestos de compensación por desempleo al Departamento de Ingresos de Florida. http://floridarevenue.com/taxes/businesses/Pages/non-profit.aspx.

Si la organización sin fines de lucro va a comprar o adquirir una propiedad, debe comunicarse con su valuador de propiedad local para solicitar una exención de impuestos sobre la propiedad.

Después de formar una organización sin fines de lucro, deberá presentar informes anuales ante el Estado de Florida y pagar una tarifa de presentación anual. 

Para mantener su estado 501 (c) (3), una organización debe tener cuidado de no hacer nada que pueda ocasionar la pérdida de su designación exenta del IRS. Los factores que pueden conducir a la pérdida del estado 501 (c) (3) incluyen exceso de cabildeo, exceso de ingresos comerciales no relacionados, la no presentación del formulario de información fiscal anual 990 ante el IRS o no cumplir el propósito original de la organización. Para obtener más información, visite https://www.stayexempt.irs.gov/home/existing-organizations/maintaining-501c3-tax-exempt-status.

En Florida, las corporaciones sin fines de lucro se rigen por la Ley de Corporaciones sin Fines de Lucro de Florida: http://form.sunbiz.org/pdf/617_NP_Booklet.pdf. La elegibilidad de una organización sin fines de lucro para el estado exento de impuestos es asunto de la ley fiscal federal. Para obtener más información, consulte https://www.irs.gov/charities-non-profits/applying-for-tax-exempt-status.

Iniciar una organización sin fines de lucro requiere una planificación cuidadosa. Antes de iniciar una organización sin fines de lucro, piense en la capacidad de su empresa para obtener y mantener el estado 501 (c) (3) ante el IRS. 

Es mejor hablar con un abogado y un profesional de impuestos antes de formar una organización sin fines de lucro.

Hable con un profesional de administración de empresas para crear planes comerciales y financieros para su organización sin fines de lucro.

Antes de que la organización sin fines de lucro pueda recaudar dinero a través de donaciones o subvenciones, debe registrarse ante el Departamento de Agricultura y Servicios al Consumidor de Florida y renovar anualmente.  https://www.freshfromflorida.com/Business-Services/Solicitation-of-Contributions.

La organización sin fines de lucro deberá presentar informes anuales ante la División de Corporaciones del Secretario de Florida, y posiblemente renovar anualmente con otras agencias.  https://dos.myflorida.com/sunbiz/manage-business/efile/annual-report/.

Usualmente, las organizaciones exentas de impuestos deben presentar un formulario 990 anualmente ante el IRS. https://www.irs.gov/charities-non-profits/annual-filing-and-forms

También puede necesitar licencias de su ciudad o condado local, así que asegúrese de investigar eso antes de hacer negocios. 

Es posible que deba celebrar contratos de arrendamiento u otros contratos que rijan la actividad de su empresa. Es mejor hablar con un abogado antes de firmar cualquier documento.